解決済みメールサーバ容量について

複数人で共有しているメールアドレス（例えば info@ だとか support@ だとか）に普段は全員がIMAPもしくはWebメールでアクセスしていて、サーバーのメールボックス上にメールが蓄積されていく一方、といった状態でしょうか。

メールボックスの容量がいっぱいにならないための対策となると、必要なメールのバックアップ（質問の2）とサーバー上のメールの削除処理（質問の1）はセットで実行する必要があるように思います。

これを踏まえて提案できることとして、私が思いついたのは以下でした。

【1】メールの受信形式をPOPに切り替え、「受信したメールは一定期間後にサーバー上から削除される設定」とする

多くのメールソフトでは受信方式にPOP（ローカルPCにメールデータをダウンロードし、サーバー上のメールは削除する方式）が選択でき、POPで受信するときはオプションで、メールを受信したときもサーバー上にメールを一定期間残したままにすることが可能です。

複数人でメールを確認している場合、そのすべての端末でPOP受信＋受信してもサーバー上にメールを保持、としつつ、どれか一つの端末で「受信から●日経過後にサーバー上のメールを削除」としておけば、各PCにメールデータを保持しつつ、サーバー上のメールは一定期間で削除されるようになります。

なお、メールソフトの設定で受信方式をPOPとした場合、「送信メール」は「各PCの送信済みトレイなど」に保存され、複数のPC間で共有することができません。送信したメールの内容もすべてのPCで共有したいとなると、メールを送信するときにBCCで自分自身にも送信しておくなど、何かしらの対策を講じる必要があります。

また、POPでサーバー上に一定期間メールデータを残す場合、各メールソフトではPC内に作成されたデータベースをもとに受信済み／未受信のメールを識別しますが、このデータベースが破損して、とあるPCだけ同じメールを何度も受信してしまう…などのトラブルを、このコミュニティへの投稿も含め、たびたび目にします。確率としてはとても低いとは思いますが、そういったトラブルが発生する可能性があることも念頭に入れておいたほうが良いかもしれません。

【2】専用のメールバックアップツールを使う

具体的なツールの名称はあまり出てきませんが、MailStore Serverなどでしょうか。

専用のソフトでサーバー上のメールを定期的にバックアップし、バックアップ後にサーバー上のメールデータを削除することで、定期的に空き容量を確保することが可能です。

バックアップしたメールデータは社内LANなどから全員がアクセスできる共有PC／ストレージなどに保存しておけば、過去のメールへのアクセスも問題ないと思います。

なお、どのような製品があるか調べられてはいませんが、商用利用に耐えうるツールは基本的に有償だと思います。

【メモ】ボツ案

・サーバーパネルなどの「エックスサーバー側で用意されている機能」においては、受信したメールを一定期間で強制的に削除するといった機能はない。
　※Webメールを使用している場合、「ゴミ箱」にあるメールは一定期間で自動的に削除されるといった話も聞いたことがあるが、今回のニーズには合致していなさそう。

・Cronを使って定期的にメールを削除する
　→ディレクトリを指定してファイルをすべて削除するだけなら簡単だが、「一定期間を過ぎたメール」を判断するのが難しそうなのでパス。

・手作業で頑張る
　→実は私自身も共有メールアドレスを管理しており、手作業で過去のメールを削除しているが、人におすすめできるものではないのでボツ。

ご回答いただきありがとうございました。

参考にさせていただきます。