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メールの受信停止

投稿: 3
質問投稿者
コミュニティ参加日: 2週間前

社員が退社したため、そのアカウントのメールの受信を停止したいが可能なのでしょうか?

退社の連絡などのために一時的にメール送信はできるようにしておきたいのですが。

アカウントの削除をすれば良いのでしょうが

対象サービス
4件の返信
投稿: 58
コミュニティ参加日: 9か月前

退職した社員のメールアドレスを「 staff1@example.com 」として話を進めます。

 

退社の連絡などのために一時的にメール送信はできるようにしておきたいのですが。

これについて、退職した社員が使っていた「 staff1@example.com 」から取引先などに、「●●は退職しました。今後は staff2@example.com (など、他の方のメールアドレス)にご連絡ください」といったメールを送付したい、ということであれば、アカウントそのものを削除してはいけません。

サーバーパネルから「 staff1@example.com 」を削除してしまうと、メールの送信そのものもできなくなってしまいますので、退職の連絡が済むまではメールアドレスを残しておく必要があります。

 

社員が退社したため、そのアカウントのメールの受信を停止したいが可能なのでしょうか?

「受信を停止したい」について、具体的にどのような挙動にしたいかによりますが、例えば

・「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに、メールの送信元に自動的に「●●は退職しました」と伝える
・「 staff1@example.com 」に届いたメールの内容を確認するため、一定期間、他の社員のメールアドレスに転送する
・「 staff1@example.com 」のメールボックス自体にはメールを保存しないようにする

といった挙動であれば、サーバーパネルの各機能で実現できます。

 

■「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに、メールの送信元に自動的に「●●は退職しました」と伝える

サーバーパネルの「自動応答設定」を使えば、「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに指定した内容を自動的に返送することが可能です。

▼自動応答設定
https://www.xserver.ne.jp/manual/man_mail_mailreply.php

 

■「 staff1@example.com 」に届いたメールの内容を確認するため、一定期間、他の社員のメールアドレスに転送する
 および
■「 staff1@example.com 」のメールボックス自体にはメールを保存しないようにする

これはいずれもサーバーパネルの「メールアカウント設定」にある「メールの転送に関する設定」から設定できます。

▼メール転送設定
https://www.xserver.ne.jp/manual/man_mail_transfer.php

 

これらの設定を併用しつつ、「 staff1@example.com 」にメールが来なくなったタイミングなどで
・自動応答設定の削除
・メールアドレス(メールアカウント)そのものの削除(メールアドレスそのものを削除してしまえば、転送設定なども同時に削除されます)
をすればよいと思います。

 

メール受信時に自動返信をしなくてもよいとか、一定期間メールを転送する必要もない、といったことであれば、それぞれの記載箇所をスキップし、必要な設定のみすれば問題ありません。

返信
3件の返信
コミュニティ参加日: 2週間前

投稿: 3

メール転送で他の社員に送る方法は理解できました。有難うございます。

退社した社員のメールだけ受信拒否とする方法はできないものですか?

返信
コミュニティ参加日: 9か月前

投稿: 58

退社した社員のメールだけ受信拒否とする方法はできないものですか?

似たような発言でごめんなさい!
「受信拒否」の具体的な挙動(umetaさんがどのような処理を考えているか)がわからないため、何とも回答できません。

 

そのメールアドレスにメールが送付されたときに、「差出人」に対して「受け取り拒否(このメールアドレスでの受け取りを拒否します、といった旨)」のようなメールを返送したい、ということでしょうか。

単に「受け取り拒否」のようなメールを差出人に返信したいということであれば、上述の「自動応答設定」でそれっぽいメールを返信すればよさそうですが、それでは満足できない(umetaさんが想定する処理ではない)ということでしょうか。
技術的に難しい話になりますが、例えばメールサーバー自体が受け取りを拒否するレスポンスコードを返すようにしたい、とか?

 

・ staff1@example.com にメールが送付されたときに、メールサーバー間の通信処理において、差出人のメールサーバーに対して、受け取りを拒否した旨のレスポンスコードを返したい

ということであれば、そのような機能はないため、できません。

 

・ staff1@example.com にメールが送付されたときに、別の社員への転送などもせず、メールがどこにも保存されないようにしたい

ということであれば、上述の「メール転送設定」において、「転送先をどこも指定しない状態で、『残さない』に設定を変更する」ことで、そのような挙動にすることが可能です。

この場合(転送先を設定しない&残さない設定にした場合)、差出人へのエラーメールの返送はありません。
自動応答設定を設定していない場合、差出人へのメールの返送自体もありません。

 

また、退職の連絡などを済ませ、最終的にサーバーパネルのメールアカウント設定から staff1@example.com 自体を削除した場合、 staff1@example.com にメールを送付してもメールは届かず、送付元にエラーメールが返送されるようになります。

ただしこのときのエラーメールは「 staff1@example.com というメールアドレスが存在しない旨のエラー」です。

郵便でいうところの「あてどころにたずねあたりません」といった内容であり、「受け取り拒絶」のような内容ではありません。

返信
コミュニティ参加日: 2週間前

投稿: 3

メールの設定で、簡単に受信しないとか設定できて、メール受信拒否(アドレスがないとか)できるかなと思って

いたのですが。それはできなのですね。

自動応答設定で、その旨を連絡するようにするか、他の社員に転送するような設定にすることにします。

有難うございました

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