社員が退社したため、そのアカウントのメールの受信を停止したいが可能なのでしょうか?
退社の連絡などのために一時的にメール送信はできるようにしておきたいのですが。
アカウントの削除をすれば良いのでしょうが
退職した社員のメールアドレスを「 staff1@example.com 」として話を進めます。
退社の連絡などのために一時的にメール送信はできるようにしておきたいのですが。
これについて、退職した社員が使っていた「 staff1@example.com 」から取引先などに、「●●は退職しました。今後は staff2@example.com (など、他の方のメールアドレス)にご連絡ください」といったメールを送付したい、ということであれば、アカウントそのものを削除してはいけません。
サーバーパネルから「 staff1@example.com 」を削除してしまうと、メールの送信そのものもできなくなってしまいますので、退職の連絡が済むまではメールアドレスを残しておく必要があります。
社員が退社したため、そのアカウントのメールの受信を停止したいが可能なのでしょうか?
「受信を停止したい」について、具体的にどのような挙動にしたいかによりますが、例えば
・「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに、メールの送信元に自動的に「●●は退職しました」と伝える
・「 staff1@example.com 」に届いたメールの内容を確認するため、一定期間、他の社員のメールアドレスに転送する
・「 staff1@example.com 」のメールボックス自体にはメールを保存しないようにする
といった挙動であれば、サーバーパネルの各機能で実現できます。
■「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに、メールの送信元に自動的に「●●は退職しました」と伝える
サーバーパネルの「自動応答設定」を使えば、「 staff1@example.com 」にメールが届いたときに指定した内容を自動的に返送することが可能です。
▼自動応答設定
https://www.xserver.ne.jp/manual/man_mail_mailreply.php
■「 staff1@example.com 」に届いたメールの内容を確認するため、一定期間、他の社員のメールアドレスに転送する
および
■「 staff1@example.com 」のメールボックス自体にはメールを保存しないようにする
これはいずれもサーバーパネルの「メールアカウント設定」にある「メールの転送に関する設定」から設定できます。
▼メール転送設定
https://www.xserver.ne.jp/manual/man_mail_transfer.php
これらの設定を併用しつつ、「 staff1@example.com 」にメールが来なくなったタイミングなどで
・自動応答設定の削除
・メールアドレス(メールアカウント)そのものの削除(メールアドレスそのものを削除してしまえば、転送設定なども同時に削除されます)
をすればよいと思います。
メール受信時に自動返信をしなくてもよいとか、一定期間メールを転送する必要もない、といったことであれば、それぞれの記載箇所をスキップし、必要な設定のみすれば問題ありません。